Korte svar på det som er likt for alle. Gjelder spørsmålet din egen konto, spør heller i assistansepanelet inne i appen — der har Kvalitro dine data foran seg, og du når et menneske samme sted.
Fra du oppretter kontoen til du har en internkontroll som kan legges fram.
Du oppretter kontoen og svarer på en kort oppstart: hva slags virksomhet det er, hvor mange dere er, og hva dere gjør. Ut fra det velger Kvalitro hvilken bransjepakke du får — hvilke kapitler internkontrollen din skal ha, hvilke avvikskategorier som er relevante, og hvilket regelverk som legges til grunn.
Deretter er det ett arbeid som betyr noe: å svare på spørsmålene under Internkontroll. Det er de svarene kapitlene skrives ut fra. Du kan svare i skjemaet, eller la assistansepanelet spørre deg og føre svarene inn mens dere snakker.
Når du har svart på nok, ber du Kvalitro skrive kapitlene. De kommer som utkast. Du leser gjennom, retter det du vil ha annerledes, og godkjenner hvert kapittel. Godkjenningen bærer navnet ditt og datoen.
Nei. Men det du ikke har svart på, blir stående som MÅ AVKLARES i teksten — Kvalitro gjetter ikke.
Ber du om alle kapitlene med lite grunnlag på plass, får du et dokument som i hovedsak består av avklaringspunkter. Det er ikke feil, men det er sjelden det du er ute etter. Appen sier fra om hvor mange spørsmål du har besvart før den setter i gang.
At grunnlaget ikke rekker til å skrive punktet sant. Kvalitro skal ikke fylle hullene med bransjenorm — en rutine som beskriver et system du ikke har, er verre enn et åpent punkt, særlig i et dokument som kan bli lagt fram for et tilsyn.
Et slikt punkt er altså ikke en feil. Det er et spørsmål som venter på svar, og du finner dem samlet på Oversikt.
Ja. Kapitlene redigeres som et vanlig dokument, med overskrifter, punktlister, fet og kursiv. Det Kvalitro skriver er et utgangspunkt, ikke et resultat.
Ber du om at kapittelet skrives på nytt senere, blir teksten erstattet — også det du har redigert selv. Appen spør før den gjør det.
De tingene systemet ber deg om etter at kapitlene står.
Under Avvik. Du beskriver hva som skjedde med dine egne ord, og Kvalitro foreslår kategori og alvorlighetsgrad og viser når meldeplikt må vurderes. Du går gjennom forslaget og tar stilling selv.
Saken står som åpen til den er lukket, og loggen viser hva som ble gjort. Den lukkede saken viser hva som ble gjort. Hendelser som ikke registreres, kommer heller ikke med i dokumentasjonen.
Under Risiko. Kvalitro foreslår hvilke forhold som er aktuelle for en virksomhet som din, ut fra det du har svart — og foreslår samtidig sannsynlighet og konsekvens på tre trinn hver: lav, middels eller høy. Hvert forslag kommer med en begrunnelse for begge tallene.
Du kan endre begge, skrive om forholdet eller forkaste det. Forslaget blir ikke en del av risikovurderingen før du har godkjent det. Godkjenningen lagres med navn og dato.
Du kan også legge inn forhold selv, uten å gå veien om et forslag.
Under Oppfølging finner du frister og gjentakende oppgaver, for eksempel årlig risikogjennomgang, kontroll av tilgangslogg og test av gjenoppretting. Kvalitro foreslår oppgaver ut fra virksomheten din.
Ingenting legges inn før du sier ja til det.
Kapittelet sier fra om at grunnlaget er nyere enn teksten, og tilbyr å skrive det på nytt. Teksten byttes ikke ut av seg selv — den kan være redigert for hånd, og det arbeidet skal ikke forsvinne uten at du har sagt ja.
Det samme gjelder når vi endrer hvordan et kapittel skal skrives. Da får du et kort som sier hva som ble endret og når, og du bestemmer om teksten skal skrives om.
Under Beredskap. Du avtaler med en kollega i en annen virksomhet at hun trer inn hvis du blir borte uventet, og avtalen signeres på forhånd av begge.
Blir den aktivert, får stedfortrederen en tidsbegrenset tilgang, og alt hun gjør føres i en logg du leser etterpå. Tilgangen utløper av seg selv.
Hvem som kommer inn, hva det koster, og hvordan du kommer ut igjen.
Under Innstillinger → Brukertilganger. Som eier lager du en invitasjon og sender den på e-post, eller kopierer lenka og sender den som du vil.
Prisen dekker opptil tre personer. Inviterer du den fjerde, flyttes abonnementet til trinnet for fire til åtte personer, og appen sier hva det koster før du bekrefter. Du kan bytte tilbake under Plan og tillegg når dere er tre eller færre igjen.
Er dere ni eller flere, må dere kontakte Kvalitro for avtale og oppsett.
For opptil tre personer: 290 kroner i måneden for 12 måneder (3 480 kroner betales forskuddsvis), eller 349 kroner løpende uten binding. For fire til åtte: 580 kroner i måneden for 12 måneder (6 960 kroner betales forskuddsvis), eller 699 kroner løpende uten binding. Ingen etableringsgebyr. Prisene faktureres uten merverdiavgift frem til Kvalitro er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Mva. tilkommer etter registrering.
Prisen inkluderer alle moduler og innholdet for valgt bransje.
Prøveperioden varer i 14 dager og gir full tilgang. Du trenger ikke betalingskort, og prøveperioden går ikke automatisk over til et abonnement.
Fortsetter du ikke, går kontoen i lesemodus — du kommer fortsatt til alt du har laget og kan laste det ned, men ikke legge inn noe nytt. Etter 90 dager slettes innholdet. Trappa er den samme som ved manglende betaling, med de samme tre varslene underveis.
Hvis en betaling mislykkes, forsøker vi på nytt i 14 dager. Tjenesten er tilgjengelig som før i denne perioden.
Deretter settes kontoen i lesemodus: du kommer fortsatt til alt du har laget og kan laste det ned, men ikke legge inn noe nytt.
Lesemodus varer i 90 dager. Så slettes kontoen og alt innholdet. Du får tre e-poster underveis — når lesemodus slår inn, etter 30 dager, og 15 dager før sletting — og slettedatoen står i appen hele perioden. Ordner du abonnementet før det, stopper nedtellingen og alt er som før.
Vi sletter aldri noe uten å ha varslet. Er e-postutsendingen vår nede, utsettes slettingen til varslene har gått ut.
Når leveransen er avsluttet, skal vi ikke oppbevare personopplysninger lenger enn nødvendig. Derfor slettes innholdet etter perioden med lesemodus.
Trenger du dokumentasjonen senere, må den eksporteres og oppbevares hos deg. Du kan eksportere filen fra Min konto.
Under Min konto. Du får én fil med alt — også kapittelteksten i sin helhet, ikke bare titler og status. Formatet er maskinlesbart, slik dataportabilitetsretten krever.
Bare eieren kan eksportere. Uttrekket er hele virksomhetens datasett, og det skal ikke kunne hentes av hvem som helst med en innlogging.
Under Min konto, og du gjør det selv — du trenger ikke be oss om det. Du må eksportere først, og skrive virksomhetsnavnet for å bekrefte.
Slettingen utføres etter sju dager. I mellomtiden kan du angre. Fristen står der både for den som ombestemmer seg og for det tilfellet at det ikke var eieren som trykket.
Etter sletting kan ingenting gjenopprettes.
Hvor det ligger, hvem som ser det, og hva vi gjør med det.
I EU. Databasen kjører i Paris, og KI-behandlingen skjer på europeiske servere. Ingenting overføres ut av EU.
Nei. Opplysningene brukes til å levere funksjonene i Kvalitro. De brukes ikke til modelltrening.
Nei. Skillet håndheves i databasen, ikke bare i applikasjonen — en spørring som ber om en annen virksomhets rader, får dem ikke, uansett hvor den kom fra.
Det eneste unntaket er en stedfortreder du selv har avtalt med, i den perioden avtalen er aktivert, og alt hun gjør står i loggen.
Det du ikke finner svar på her.
Trykk Assistanse øverst til høyre. Panelet har to ting i seg: en samtale med Kvalitro, som kjenner din konto og dine data og kan svare på hva som gjelder akkurat deg — og en meldingstråd til et menneske hos oss.
Bruk samtalen først til spørsmål om innhold og bruk. Bruk meldingstråden når noe ikke virker, når du vil legge ved et skjermbilde, eller når du vil ha svar fra en person. Begge deler ligger samme sted, så du trenger ikke velge kanal før du vet hva spørsmålet krever.
Under Innstillinger → Visning kan tekststørrelsen økes i tre trinn. Den følger også nettleserens egen innstilling for tekststørrelse.
Den legger et regelverk til grunn som passer virksomheten din, og skriver ut fra det. Men den oppgir ikke en paragraf den ikke har dekning for — da skriver den MÅ AVKLARES i stedet.
Er du i tvil om en plikt gjelder deg, ligger hjemlene samlet på Hva gjelder for deg?
Er du kunde: trykk Assistanse øverst til høyre i appen og skriv. Du får svar samme sted, og kan legge ved skjermbilde.
Er du ikke kunde ennå: skriv til hei@kvalitro.com eller ring +47 411 36 040.