Korte svar på det som er likt for alle. Gjelder spørsmålet din egen konto, spør heller i assistansepanelet inne i appen — der har Kvalitro dine data foran seg, og du når et menneske samme sted.
Fra du oppretter kontoen til du har en internkontroll som kan legges fram.
Du oppretter kontoen og svarer på en kort oppstart: hva slags virksomhet det er, hvor mange dere er, og hva dere gjør. Ut fra det velger Kvalitro hvilken bransjepakke du får — hvilke kapitler internkontrollen din skal ha, hvilke avvikskategorier som er relevante, og hvilket regelverk som legges til grunn.
Deretter er det ett arbeid som betyr noe: å svare på spørsmålene under Internkontroll. Det er de svarene kapitlene skrives ut fra. Du kan svare i skjemaet, eller la assistansepanelet spørre deg og føre svarene inn mens dere snakker.
Når du har svart på nok, ber du Kvalitro skrive kapitlene. De kommer som utkast. Du leser gjennom, retter det du vil ha annerledes, og godkjenner hvert kapittel. Godkjenningen bærer navnet ditt og datoen.
Nei. Men det du ikke har svart på, blir stående som MÅ AVKLARES i teksten — Kvalitro gjetter ikke.
Ber du om alle kapitlene med lite grunnlag på plass, får du et dokument som i hovedsak består av avklaringspunkter. Det er ikke feil, men det er sjelden det du er ute etter. Appen sier fra om hvor mange spørsmål du har besvart før den setter i gang.
At grunnlaget ikke rekker til å skrive punktet sant. Kvalitro skal ikke fylle hullene med bransjenorm — en rutine som beskriver et system du ikke har, er verre enn et åpent punkt, særlig i et dokument som kan bli lagt fram for et tilsyn.
Et slikt punkt er altså ikke en feil. Det er et spørsmål som venter på svar, og du finner dem samlet på Oversikt.
Ja. Kapitlene redigeres som et vanlig dokument, med overskrifter, punktlister, fet og kursiv. Det Kvalitro skriver er et utgangspunkt, ikke et resultat.
Ber du om at kapittelet skrives på nytt senere, blir teksten erstattet — også det du har redigert selv. Appen spør før den gjør det.
De tingene systemet ber deg om etter at kapitlene står.
Under Avvik. Du beskriver hva som skjedde med dine egne ord, og Kvalitro foreslår kategori, alvorlighetsgrad og om hendelsen utløser en meldeplikt. Du kan overstyre alt sammen.
Saken står som åpen til den er lukket, og loggen viser hva som ble gjort. Det er den lukkede saken som er dokumentasjonen — et avvik som ble ordnet men aldri ført, er ført som at det aldri skjedde.
Under Risiko. Kvalitro foreslår hvilke forhold som er aktuelle for en virksomhet som din, ut fra det du har svart — og foreslår samtidig sannsynlighet og konsekvens på tre trinn hver: lav, middels eller høy. Hvert forslag kommer med en begrunnelse for begge tallene.
Du kan endre begge, skrive om forholdet, eller forkaste det. Ingenting teller før du har godkjent det, og godkjenningen bærer navnet ditt og datoen. Det er der din vurdering ligger — ikke i tallet, men i at du sa ja til det.
Du kan også legge inn forhold selv, uten å gå veien om et forslag.
Under Oppfølging. Det holder rede på hva som skal gjennomgås når — årlig risikogjennomgang, kontroll av tilgangslogg, test av gjenoppretting, øvelser. Kvalitro foreslår punkter ut fra hva slags virksomhet du har.
Ingenting legges inn før du sier ja til det.
Kapittelet sier fra om at grunnlaget er nyere enn teksten, og tilbyr å skrive det på nytt. Teksten byttes ikke ut av seg selv — den kan være redigert for hånd, og det arbeidet skal ikke forsvinne uten at du har sagt ja.
Det samme gjelder når vi endrer hvordan et kapittel skal skrives. Da får du et kort som sier hva som ble endret og når, og du bestemmer om teksten skal skrives om.
Under Beredskap. Du avtaler med en kollega i en annen virksomhet at hun trer inn hvis du blir borte uventet, og avtalen signeres på forhånd av begge.
Blir den aktivert, får stedfortrederen en tidsbegrenset tilgang, og alt hun gjør føres i en logg du leser etterpå. Tilgangen utløper av seg selv.
Hvem som kommer inn, hva det koster, og hvordan du kommer ut igjen.
Under Innstillinger → Brukertilganger. Som eier lager du en invitasjon og sender den på e-post, eller kopierer lenka og sender den som du vil.
Grunnprisen inkluderer én bruker. Inviterer du en til, legges en plass til abonnementet, og appen sier hva den koster før du bekrefter. Du kan fjerne en plass igjen senere.
Er du flere enn ti, ta kontakt — over det er behovet som regel et annet enn en rad til i lista.
399 kroner i måneden for virksomheten, som inkluderer én bruker, og 199 kroner per bruker i tillegg. Eksklusive mva. Ingen bindingstid og ingen etableringsgebyr.
Det finnes ingen moduler som koster ekstra. Hele bransjepakken din er med fra første dag.
14 dager med full tilgang. Den krever ingen betaling og intet betalingskort, går ikke over i et abonnement av seg selv, og trenger ingen oppsigelse.
Fortsetter du ikke, går kontoen i lesemodus — du kommer fortsatt til alt du har laget og kan laste det ned, men ikke legge inn noe nytt. Etter 90 dager slettes innholdet. Trappa er den samme som ved manglende betaling, med de samme tre varslene underveis.
Går et kortrekk galt, prøver vi det på nytt i 14 dager. Tjenesten er uendret i den perioden — en utløpt kortdato skal ikke stoppe arbeidsdagen din.
Deretter settes kontoen i lesemodus: du kommer fortsatt til alt du har laget og kan laste det ned, men ikke legge inn noe nytt.
Lesemodus varer i 90 dager. Så slettes kontoen og alt innholdet. Du får tre e-poster underveis — når lesemodus slår inn, etter 30 dager, og 15 dager før sletting — og slettedatoen står i appen hele perioden. Ordner du abonnementet før det, stopper nedtellingen og alt er som før.
Vi sletter aldri noe uten å ha varslet. Er e-postutsendingen vår nede, utsettes slettingen til varslene har gått ut.
Fordi vi ikke har rett til det. Når leveransen er slutt, har vi som databehandler ingen selvstendig grunn til å oppbevare opplysninger om de ansatte i en virksomhet som ikke er kunde — og jo lenger vi holder på et datasett vi ikke leverer noe for, jo mer er det å miste hvis noe skjer med det.
Oppbevaringsplikten er din. Trenger du å vise etterlevelse i ettertid, må dokumentasjonen eksporteres og oppbevares hos deg. Filen er ett klikk unna hele veien.
Under Min konto. Du får én fil med alt — også kapittelteksten i sin helhet, ikke bare titler og status. Formatet er maskinlesbart, slik dataportabilitetsretten krever.
Bare eieren kan eksportere. Uttrekket er hele virksomhetens datasett, og det skal ikke kunne hentes av hvem som helst med en innlogging.
Under Min konto, og du gjør det selv — du trenger ikke be oss om det. Du må eksportere først, og skrive virksomhetsnavnet for å bekrefte.
Slettingen utføres etter sju dager. I mellomtiden kan du angre. Fristen står der både for den som ombestemmer seg og for det tilfellet at det ikke var eieren som trykket.
Etter sletting kan ingenting gjenopprettes.
Hvor det ligger, hvem som ser det, og hva vi gjør med det.
I EU. Databasen kjører i Paris, og KI-behandlingen skjer på europeiske servere. Ingenting overføres ut av EU.
Nei. Det som skrives i din virksomhet, brukes til å skrive din internkontroll, og til ingenting annet.
Nei. Skillet håndheves i databasen, ikke bare i applikasjonen — en spørring som ber om en annen virksomhets rader, får dem ikke, uansett hvor den kom fra.
Det eneste unntaket er en stedfortreder du selv har avtalt med, i den perioden avtalen er aktivert, og alt hun gjør står i loggen.
Det du ikke finner svar på her.
Trykk Assistanse øverst til høyre. Panelet har to ting i seg: en samtale med Kvalitro, som kjenner din konto og dine data og kan svare på hva som gjelder akkurat deg — og en meldingstråd til et menneske hos oss.
Bruk samtalen først til spørsmål om innhold og bruk. Bruk meldingstråden når noe ikke virker, når du vil legge ved et skjermbilde, eller når du vil ha svar fra en person. Begge deler ligger samme sted, så du trenger ikke velge kanal før du vet hva spørsmålet krever.
Under Innstillinger → Visning kan tekststørrelsen økes i tre trinn. Den følger også nettleserens egen innstilling for tekststørrelse.
Den legger et regelverk til grunn som passer virksomheten din, og skriver ut fra det. Men den oppgir ikke en paragraf den ikke har dekning for — da skriver den MÅ AVKLARES i stedet.
Er du i tvil om en plikt gjelder deg, ligger hjemlene samlet på Hva gjelder for deg?
Er du kunde: trykk Assistanse øverst til høyre i appen og skriv. Du får svar samme sted, og kan legge ved skjermbilde.
Er du ikke kunde ennå: skriv til hei@kvalitro.com eller ring +47 411 36 040.