Databehandleravtale

Avtalen mellom din virksomhet og Kvalitro AS om behandling av personopplysninger. Du kan lese hele teksten før du oppretter konto. Sist endret 30. september 2026.

Les hele avtalen

Åpne databehandleravtalen — versjon 1.2, i sin helhet. Den krever ingen innlogging. Abonnementsvilkårene ligger her.

Teksten under er en oppsummering. Det er avtalen som gjelder, ikke denne sida.

Hvem som er hvem

Du er behandlingsansvarlig for opplysningene du legger inn. Kvalitro AS, organisasjonsnummer 938 301 263, er databehandler og behandler dem bare etter din instruks. Avtalen godtas på vegne av virksomheten under førstegangsoppsettet — før du legger inn innhold, og ikke ved kjøp. Grunnen er at prøveperioden gir full tilgang og at du legger inn ekte opplysninger fra dag én; da har behandlingen startet, og personvernforordningen artikkel 28 krever at avtalen er på plass før den gjør det.

Hva som behandles

De registrerte er først og fremst dine ansatte, innleide, brukere og stedfortredere. Personer som omtales i avviksmeldinger kan også bli registrert. Opplysningene kan omfatte navn, kontaktopplysninger, stilling, autorisasjon, kurs og kompetansebevis, avvik med vurderinger og tiltak, internkontrolldokumentasjon, beredskaps- og stedfortrederdokumenter, samt innloggings- og aktivitetslogg.

Kvalitro er ikke et journalsystem og skal ikke inneholde identifiserbare pasientopplysninger. Avviksbeskrivelser er fritekst, og avtalen sier uttrykkelig fra om det: beskriv hendelsen uten navn og fødselsnummer. «En pasient mottok en annen pasients epikrise» dokumenterer avviket like godt.

Kunstig intelligens

Avtalens punkt 6 beskriver formålene KI brukes til: utkast til internkontrollkapitler, vurdering av avviksmeldinger, forslag til årshjul og risikovurderinger, uttrekk fra opplastede dokumenter, kartleggingssamtalen og assistansesamtalen.

Opplysningene brukes ikke til å trene leverandørens generelle modeller. Språkmodellen er låst til datasentre i EU. All KI-generert tekst er et forslag — ingenting blir stående uten at en bruker har godkjent det. Skriver du til et menneske hos oss i supporttråden, går den meldingen ikke til KI-leverandøren.

Underleverandører

Vedlegg A navngir hver leverandør, formålet, primært behandlingssted og grunnlaget for eventuell overføring utenfor EØS. En primær EU-region betyr ikke nødvendigvis at all støttebehandling og tilgang utelukkende skjer i EØS. Vi varsler 30 dager før en leverandør byttes eller legges til. Begrunnede innsigelser vurderes i god tro; dersom vi ikke finner en løsning, kan du si opp uten kostnad og eksportere alle data før endringen.

Sikkerhetsbrudd

Vi varsler deg uten ugrunnet opphold og senest innen 24 timer etter at vi ble kjent med bruddet. Fristen løper fra vi ble kjent med det, ikke fra det oppsto. Dersom bruddet er meldepliktig, er plikten til å melde til Datatilsynet innen 72 timer din som behandlingsansvarlig; vi bistår med vurderingen og opplysningene som trengs.

Når du slutter

Du kan når som helst eksportere alt du har lagt inn, i et strukturert og maskinlesbart format. Slutter du å betale, eller lar prøveperioden løpe ut, går kontoen i lesemodus — du kommer fortsatt til alt du har laget og kan laste det ned, men ikke legge inn noe nytt. Du får tre e-poster underveis, og etter 90 dager slettes innholdet.

Det er en bevisst innretning og ikke en teknisk begrensning: vi skal ikke sitte på personopplysninger om ansatte i virksomheter som ikke er kunder. Trenger du dokumentasjonen for å vise etterlevelse i ettertid, må du eksportere den og oppbevare den selv.

Er du databehandler for andre?

Da er dette en annen avtale enn dem. Avtaler du har med dine leverandører — journalsystem, regnskapsfører, skytjeneste — laster du opp i Kvalitro under Dokumenter, og systemet minner deg om å gå gjennom dem. Denne avtalen er motsatt vei.

Hvem vi er

Kvalitro AS, organisasjonsnummer 938 301 263. Spørsmål om avtalen: hei@kvalitro.com eller +47 411 36 040.

Hvordan vi behandler opplysninger om deg som besøkende på dette nettstedet er noe annet, og står i personvernerklæringen.